Como Redactar Una Minuta De Reunion
Las reuniones son el punto de partida para el desarrollo de ideas, planes y proyectos, por lo que es importante que los asistentes capturen las principales decisiones llevadas a cabo. Esto se puede lograr al identificar los puntos tratados durante la reunión creando una minuta.
1. Prepara la documentacion necesaria
- Anota el día y la hora de la reunión;
- Crea una lista con los participantes;
- Configura la ubicación de la reunión;
- Registre el tema a discutir;
- Anota el presidente de la reunión y la persona que lleva el control de tiempo.
2. Toma nota de los acuerdos
- Anote los puntos principales y conclusiones tratados en la reunión;
- Mantenga su minuta clara y concisa;
- Tome nota de las tareas y responsabilidades que asignó cada uno de los miembros;
- Registre la fecha de vencimiento de los acuerdos generados.
3. Revise y modifique la minuta
Realice una revisión de los acuerdos llevados a cabo durante la reunión. Esto es necesario para validar que todos los asistentes estén de acuerdo con lo registrado. También puede mejorar y ampliar la información si falta algun detalle.
4. Comparta la minuta con los asistentes
Una vez completado el documento, debe compartir la minuta con sus asistentes para que conozcan el contenido de la reunión. Esto permite construir un espacio de trabajo en donde se respeten las decisiones y acuerdos llevados a cabo.
¿Quién puede hacer una minuta?
La minuta es elaborada por un abogado y tiene el objetivo de convertirse en escritura pública. Se trata de un documento que redactan los abogados, y que se utiliza para reflejar verbalmente acuerdos alcanzados a través de una negociación entre las partes involucradas. El abogado es el único que puede hacer una minuta, ya que representa el conocimiento legal de la ley y por tanto el único capaz de redactar correctamente el documento.
¿Cómo hacer una minuta de trabajo Word?
Microsoft Word – Formato Minuta – YouTube
Paso 1: Abra Microsoft Word.
Paso 2: Seleccione Archivo en el menú de la izquierda.
Paso 3: Haga clic en Nuevo, luego en Plantillas.
Paso 4: Busque «minuta». Se mostrarán varias opciones para elegir.
Paso 5: Seleccione la minuta que mejor se adapte a sus necesidades y haga clic en Crear.
Paso 6: Guarde la minuta.
Paso 7: Comience a rellenar la minuta con información importante para el trabajo que necesite llevarse a cabo. Esta información incluye la fecha, hora, nombre de los asistentes, asunto tratado, propósitos, fechas importantes, conclusiones, etc.
Paso 8: Cuando haya terminado de completar la minuta, guárdela de nuevo. Esta minuta ahora puede ser utilizada y compartida de forma segura.
¿Cuándo se hace una minuta?
h) Minuta: Es el documento formal que se elabora de cada sesión a partir de la grabación de la misma, la cual contiene de manera resumida el desarrollo de los puntos del orden del día, así como las intervenciones de los integrantes de las comisiones relacionadas con los asuntos tratados durante la sesión. Se escriben al finalizar la sesión.
¿Que se escribe en una minuta?
Oficialmente, la minuta es el registro de lo que se hizo, no de lo que se dijo. Por eso no es necesario tomar nota de cada palabra o conversación, salvo que así se exija por tratarse de un debate ríspido o esencial para la toma de decisiones, y en todo caso se debe realizar un resumen muy objetivo del mismo.
Es común destacar en una minuta de reuniones los siguientes aspectos:
– Datos generales de la misma: tema, participantes, lugar, fecha y hora.
– Objetivos y resultados.
– Deciciones importantes.
– Responsables de llevar adelante cada decisión o actividad.
– Actividades pendientes con fecha de vencimiento.
– Observaciones y descripción de tareas relacionadas a tema tratado.
Una vez finalizada la reunión, la minuta debe leerse en voz alta para verificar que contenga todas las partes importantes. Se recomienda luego entregar una copia a cada uno de los participantes para que su validación . Una copia también debe ser entregada al área correspondiente para los registros oficiales.
Cómo Redactar una Minuta de Reunión
Una minuta de reunión, también conocida como acta, resume lo acordado en una reunión y sirve de guía para cumplir con los objetivos y metas. Muchas organizaciones deben redactar una minuta de sus reuniones para tener un registro de los asuntos tratados. Aquí te indicaremos los pasos a seguir para redactar una minuta de reunión:
Paso 1: Especifica el lugar, la hora y la fecha
Escribe el lugar exacto dónde se realizó la reunión, la hora exacta en que comenzó y la fecha de la reunión. Esta información es importante para que luego cualquier persona consulte la información. Esta información debe aparecer en el encabezado de la minuta.
Paso 2: Indica el propósito de la reunión
El propósito de la reunión debería quedar claro al leer la minuta. Explica con detalle la motivación o el tema a tratar.
Paso 3: Lista los miembros presentes
No olvides incluir los nombres de los miembros encargados de tomar la minuta, exponer conceptos y de aquellos que asistieron.
Paso 4: Debaten los temas previstos
Resume los temas discutidos con la mayor exactitud. Si es necesario, separa los temas en diferentes apartados para facilitar la lectura.
Paso 5: Incluye los acuerdos y conclusiones
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- Incluye los compromisos y los acuerdos alcanzados en la reunión.
- Explica las conclusiones a las que se llegó al discutir las opiniones de los miembros.
- Incluye los pasos a seguir para implementar los acuerdos.
Paso 6: Revísela
Revisa la información vertida en la minuta para asegurarte de que contenga toda la información pertinente y que no falten datos importantes.
No dejes de consultar la minuta de tu reunión una vez haya terminado, para así recordar los compromisos adquiridos y así cumplirlos a tiempo.
¡Y Ya estás listo para redactar tu minuta de reunión con éxito!