Cómo extraer fácilmente números y datos de una celda de Excel
Actualmente Microsoft Excel es uno de los programas más utilizados en todo el mundo para realizar hojas de cálculo , en este sentido puedes utilizar esta herramienta para tener control sobre diversas procesos que requieren cálculos simples y complejos . Esto te ahorrará tiempo al utilizar funciones o fórmulas para obtener el resultado deseado.
Esta vez hablaremos de cómo extraer números y datos de una celda de Excel de manera sencilla, ya que verás que hay diferentes maneras de realizar este trabajo, pero muchas de ellas implican un gran nivel de trabajo, utilizando fórmulas anidadas e incluso programación en VB para obtener el resultado.
En muchos casos, las empresas que tienen catálogos necesidad de separar los números de las letras y por eso buscan principalmente la herramienta que nos proporciona Excel. Para ello, debemos seguir algunos procedimientos.
En este sentido, la extracción de los números no puede hacerse mediante una única fórmula. Aunque no es un proceso complicado, sí lo es requiere una serie de funciones que se aplican directamente. Es decir, cada función toma otra función como argumento y así con cada función.
Encuentra la posición inicial del número
Para encontrar la posición inicial del número en Excel, necesitas implementar tres funciones. La primera es la función FIND . Ahora bien, esta función funciona con dos argumentos; el primer argumento requiere los caracteres o números que vamos a buscar. El segundo argumento requiere la posición de la celda donde se encuentra la cadena en la que queremos encontrar la posición inicial del número.
En nuestro caso, la función find toma en su primer argumento o una matriz que contenga todos los números del 0 al 1 separadas por comas y agrupadas por corchetes, esto indica que es una matriz. Ahora, suponiendo que la cadena está en la celda D2, la función sería la siguiente ENCUENTRA ({0,1,2,3,4,5,6,7,8,9}, D2).
Esta expresión nos dará una matriz resultante en el que veremos en qué parte de la cadena se encuentra cada uno de los valores indicados. En el caso de que no se encuentren todos los valores en la cadena, el resultado será un valor de error.
Aquí es donde surge la necesidad de utilizar nuestra segunda función, llamada IFERROR. Pues bien, esta función incluye una condición que comprueba si hay un valor de error en los datos dados ; y si lo hay, lo sustituye por otro valor que le indiquemos.
Funciona con dos argumentos, el primero son los datos donde se comprueba el valor del error que pueden venir en forma de celdas o matrices. El segundo es el valor por el que se sustituirán estos datos. Un ejemplo de nuestro caso sería el siguiente: IF.ERROR ({# VALOR !, 9,3, # VALOR !, # VALOR !, # VALOR !, # VALOR !, 5,10, 2}, »).
Ahora, la tercera función es MIN . Es la más sencilla de todas, ya que requiere un único argumento de datos numéricos. La función extrae el valor mínimo de esos argumentos. Siguiendo con la nuestra, la función sería la siguiente MIN ({, 9,3 ,,,,, 5,10,2}).
Encuentra la longitud del número
Conocer la longitud del número de una cadena requiere tres funciones. Para empezar, necesitamos la función EXTRAE. Pues bien, esta función es se utiliza para obtener cada uno de los caracteres de una cadena individualmente en una matriz resultante.
Para aplicar la función EXTRAE, se necesitan tres argumentos; expliquemos los dos primeros. Bien, el primer argumento es sobre la posición de la celda donde se encuentra la cadena . En cuanto al segundo argumento, es la función ROW.
La función ROW requiere un único argumento, que expresa el número de caracteres extraídos de la cadena . Este argumento puede expresarse como $ 1: $ 50. Lo que indica que tenemos que extraer desde el primer carácter hasta el número 50. Eso suponiendo que no tengamos ninguna cadena que supere ese valor.
Ahora, un ejemplo de la función de extracción sería el siguiente: EXTRAER (D2, FILA ($ 1: $ 50), 1).
Como la función EXTRAE nos proporciona una matriz de cada carácter por separado, tenemos que descartar todos los caracteres no numéricos . Para ello, debemos multiplicar la función EXTRAE por 1. De este modo, sólo quedan los caracteres numéricos restantes y el resto se convierte en valores de error.
Finalmente, implementaremos la función COUNT . Requiere un argumento de carácter y devuelve la cantidad de números que tienen.
Utilizar el llenado rápido
Para hacer utiliza la función de llenado rápido debes seguir los siguientes pasos, no sin antes considerar que la lista de datos alfanuméricos que tienes debe tener un patrón, de lo contrario lamentablemente esta opción no funcionará y tendrás que hacer uso de recursos como la programación en VB o generar funciones anidadas para obtener el resultado:
Personajes al principio o al final
El caracteres al principio de una cadena obtenida con la función IZQUIERDA . Requiere dos argumentos, el primero es la posición de la celda y el segundo es el número de caracteres que se extraerán, empezando por el primer carácter.
Ejemplo, si la cadena situada en la celda D2 es «ABCDEF123GHI» y la función es IZQUIERDA (D2,5). El resultado obtenido es la cadena «ABCDE».
Por otro lado, si quieres obtener los últimos caracteres de una cadena la función requerida es la DERECHA. Al igual que el anterior, requiere dos argumentos; el primero es la posición de la celda y el segundo es el número de caracteres que hay que extraer.
Por ejemplo, si la cadena situada en la celda D2 es «ABCDEF123GHI» y la función es DERECHA (D2,6). El resultado será la cadena «123GHI».
Caracteres intermedios
Los caracteres intermedios se extraen con la función EXTRAE. Ahora, tienes que aportar tres argumentos. La primera es la posición de la celda donde se encuentra el texto. El segundo es la posición desde la que empiezas a extraer . El último se refiere al número de caracteres a extraer.
Ejemplo, en la celda D4 está la cadena «GHIJKLMN» y la función es EXTRAE (D4,3,4). La cadena resultante será «IJKL».
La primera palabra se obtiene mediante dos funciones. La primera es la función FIND, que se utiliza para obtener la posición de una parte de la cadena cuando se encuentra por primera vez. En este caso, el primer argumento es un espacio entre comillas como »; esto se debe a que el es nuestro indicador del final de una palabra . El segundo argumento es la posición del texto.
La segunda función es IZQUIERDA, que ya hemos explicado anteriormente. En este caso, el segundo argumento es el de la función FIND menos una posición; porque Así se calcula la posición de la última letra de la primera palabra.
Ejemplo, si el siguiente texto «abcde fghi jklmn» se encuentra en la celda D2 y utilizamos la función LEFT (D2, FIND (», D2) -1). El resultado es la cadena «abcd».
Son muchas las ventajas que tendrás al utilizar esta herramienta de Excel, pero sin duda la más importante será ahorrar tiempo porque verás que para las tablas con pocos datos, utilizar esta función no supondrá una gran diferencia.
Sin embargo, cuando tengas unos cientos o miles de datos que analizar, te será muy útil este proceso, porque tal vez tú ahorrar horas de trabajo que puedes utilizar para otras actividades.
Por otro lado, tendrás otra importante ventaja directa: podrás evitar errores de transcripción de datos que son muy comunes cuando tienes que manejar grandes cantidades de datos manualmente.
Reflexiones finales
Por último, es importante que tengas o te apoyes en varias herramientas para realizar tus tareas de forma eficiente, por lo que será bueno que sepas utilizar la función Extract de Excel , ya que será un complemento para extraer el datos necesarios de una lista.
Además, debes saber que algunas versiones de Excel no tienen activada la opción de relleno rápido Para ello, puedes consultar el procedimiento para habilitar el relleno rápido en el sitio web oficial de Microsoft.