Cómo organizar un archivo físico de una empresa
En muchos momentosresulta muy útil tener una forma organizada de guardar documentos y avances de la empresa, para así tener de forma clara e inmediata todas las herramientas necesarias para el buen desarrollo del negocio. ¡Vamos a organizar un archivo físico!
Pasos para organizar un archivo físico para una empresa
- Crear un programa de archivo. Antes de empezar a organizar es de vital importancia estructurar un programa de archivo que contenga cada sección y documento que se deben guardar. De esta forma se evitará la pérdida de información y cada documento ocupará su lugar.
- Seleccionar una ubicación para el archivo. Lo ideal es que sea un lugar limpio y cómodo de acceder.
- Organizar los documentos. Lo bueno es utilizar un clasifiación alfabética por nombres para tener un acceso rápido a cada documento. Otra forma de organizar los documentos es por su fecha de creación para tener mejor control de los avances de la empresa.
- Utilizar implementos para almacenar. Se pueden emplear carpetas, cajas, archiveros para diferenciar y ubicar los documentos.
- Establecer una política de archivo. Esta política regula las formas y las normas que se deben cumplir para asegurar la correcta organización del archivo. Además se fija un tiempo de conservación de cada documento.
- Establecer un control de acceso. Esto significa que no cualquier persona podrá tener acceso a los documentos. Habrá personal designado que tenga el control de asistir y tomar lo necesario para realizar sus trabajos.
Beneficios de tener un archivo físico organizado
- Una correcta organización del archivo permite agilizar la búsqueda de información ya que se obtienen resultados inmediatos.
- Permite el ahorro de tiempo.
- Se evita la duplicación de documentos porque aseguramos tener la información existente.
- Proporciona conocimiento y seguridad a la organización, ya que los documentos y registros estén disponibles cuando se requieran.
Organizar el archivo físico de una empresa resulta una tarea de gran importancia, ya que almacena todos los documentos que contienen gran parte de la información de la empresa. Es de suma utilidad seguir estos pasos para obtener los beneficios que se indican y así evitar pérdida de información.
¿Cómo se debe organizar un archivo fisico?
Los archivos deben ser organizados de manera numérica o alfabética. De esta forma se establece en la oficina o empresa un sistema de archivo para implementar en el futuro. 2. Cada carpeta debe ser rotulada con la información que nos permita identificar su contenido. De igual manera, en cada carpeta se debe organizar los documentos dentro de ella de manera lógica y con jerarquías en la organización de los mismos. Por último, es importante destacar que los documentos que se almacenen en el archivo físico deben ser respaldados y guardados adecuadamente.
¿Cuáles son las formas de archivo físico?
Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los documentos se clasifican: por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad, por series, dentro de los fondos, por expedientes, dentro de las series, por documentos sueltos , de aquellos documentos que se encuentran fuera de un archivo ordenado.
1. Fondos.
2. Series.
3. Expedientes.
4. Documentos sueltos.
Organizar un Archivo Físico de una Empresa
Mantener un archivo físico organizado dentro de una empresa es de vital importancia para la operación y administración de una organización. Una vez que se organiza correctamente, todos los documentos importantes estarán fácilmente accesibles, pudiendo obtener la información necesaria cuando se necesite. A continuación se desarrolla una guía para organizar un archivo físico de una empresa.
Definir el Espacio y los Contenedores
Es importante definir un espacio adecuado dentro de la oficina o instalaciones para el archivo. Este espacio debe ser lo suficientemente amplio como para almacenar los documentos y contenedores necesarios. Puede ser una habitación pequeña, un armario, archivadores o simplemente una estantería. Las cajas, carpetas y contenedores también se deben elegir según el orden necesario. Por ejemplo, carpetas de plástico de colores o carpetas con etiquetas proporcionarían un acceso más fácil a los documentos.
Crear un Sistema de Nomenclatura
Es importante crear un sistema de nomenclatura para que el archivo sea fácilmente accesible. Esto puede implicar asignar un código de referencia a cada documento para poder localizarlo fácilmente. Estos códigos pueden ser fechas, categorías, contenido o cualquier otra característica única. Puedes crear un directorio para ayudarte a seguir el sistema. De esta forma, todo el personal de la empresa podrá acceder rápidamente al archivo cuando se necesite.
Etiquetar y Almacenar los Documentos
Es importante etiquetar los documentos y colocarlos en los contenedores con un sistema de numeración u otra abreviatura. Las etiquetas pueden etiquetarse de manera manual o con etiquetas autoadhesivas. Esto será fundamental para mantener el orden necesario para un mejor manejo del archivo. Por último, es recomendable mantener los documentos almacenados en cajas selladas y etiquetadas correctamente para evitar cualquier posible daño, suciedad o pérdida de documentos.
Mantener un Régimen de Limpieza
Es recomendable mantener un régimen de limpieza en el archivo periódicamente para eliminar documentos obsoletos, innecesarios o no utilizados. Ayuda a mantener el orden y a prevenir que el archivo se sature con documentos o cartas antiguas. Los registros contables o los recibos tienen un largo periodo de retención y deben mantenerse por un período de al menos 6 años desde su creación.
Beneficios de Organizar Un Archivo Físico
- Acelera los procesos: Ya que los documentos importantes se encuentran fácilmente accesibles, se aceleran los procesos de la empresa.
- Mantiene un orden: Ayuda a prevenir la pérdida de documentos y brinda mayor seguridad para la empresa.
- Ahorra tiempo: Organizar los documentos de manera eficiente y fácilmente accesible ahorra el tiempo que se emplearía en encontrar y ordenar los documentos.
Organizar un archivo físico de una empresa es una tarea importante, pero con los pasos adecuados y la ayuda necesaria, esta puede ser una tarea rápida y sencilla. Esta guía puede serte de gran ayuda para el correcto manejo de un archivo físico.