¿Cómo Se Elabora Un Memorandum?
Los memorandums son documentos utilizados comúnmente para comunicar, motivar, evaluar o informar a un grupo de destinatarios. Estos documentos comúnmente se usan en las empresas y corporaciones para comunicar, motivar y/o informar a los miembros del staff. El proceso de creación de un memorandum no puede ser tomado a la ligera y requiere precaución. Afortunadamente, existen algunos pasos sencillos y directos que se pueden seguir para lograr un resultado eficaz. Estos pasos incluyen:
1. Comprender el propósito del Memorandum
Aunque todos los memorandums tienen el propósito básico de informar, motivar, evaluar o comunicar a personas específicas, hay necesidades particulares para documentos individuales. Asegúrese de comprender completamente el propósito y el objetivo de un documento antes de comenzar a trabajar. El alumno debe ser capaz de responder preguntas básicas sobre el memorandum como, ¿Quién es el destinatario?, ¿Cuál es el contexto?, ¿Qué espera recibir el destinatario? Estos son algunos de los elementos básicos que los estudiantes deben comprender antes de seguir adelante.
2. Preparar la estructura.
Una vez comprendido el propósito del memorándum, es importante preparar una estructura que apunte a proporcionar información pertinente. Esto incluye decidir qué contenido incluir, el tamaño y el formato del documento, y la disposición de la información. Un memorándum eficaz se compone generalmente de un encabezado, un cuerpo central, y una sección de firma.
3. Escribir el Memorandum.
Ahora es el momento de comenzar a elaborar el memorandum. La primera parte sería la cabecera o encabezado de la carta, el cual debe ser lo suficientemente claro para que el destinatario entienda rápidamente la razón por la cual está recibiendo el documento. Después, el propósito del memorándum se debe escribir en la sección central. Esta sección debe ser exhaustiva e incluir información detallada. Por último, el autor debe agregar una sección «Cierre» para indicar el final del documento.
4.Revisar y Finalizar el Memorandum.
Es importante repasar minuciosamente el memorandum antes de enviarlo. Esto ayudará a asegurarse de que el documento es correcto en todos los niveles, desde el contenido hasta la ortografía y gramática. Una vez finalizado, el documento puede ser enviado al destinatario o a los destinatarios apropiados.
Pasos para crear un Memorandum efectivo:
- Comprender el propósito del Memorandum
- Preparar la estructura
- Escribir el Memorandum
- Revisar y Finalizar el Memorandum
Siguiendo estos pasos sencillos, los estudiantes pueden crear memorandums eficaces para sus empleadores o profesores. Como el memorando es un documento que se usa para comunicar información importante, siempre es recomendable verificar la información cuidadosamente antes de enviarlo para asegurar un resultado efectivo.
¿Qué es un memorando y cuáles son sus partes?
Memorándum es una palabra latina que significa “cosa que debe recordarse”. El concepto tiene varias definiciones y usos, según admite la Real Academia Española (RAE). Un memorándum es, en su acepción básica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o acción.
También suele escribirse como “memo”, término anglosajón aún más corto. En su estructura hay cuatro partes fundamentales: la cabecera, el cuerpo, la nota y el final.
La cabecera recoge variados datos, como el titulo, la información personal de quien escribe, la hora de redacción, el lugar desde el cual se emite y la lista de receptores del mensaje.
En el cuerpo se expone el contenido en relación al tema planteado.
La nota es uno de los apartados más importantes, ya que se indica en ella si hay alguna información añadida, así como destinatarios por recordatorio, y si se ha aportado algún documento adjunto.
Finalmente, el final suele ser algo tan corto como un “atentamente”, el nombre de la persona que obsequia la información a los receptores, una firma electrónica o, si se requiere, una firma de puño y letra.
¿Qué debe incluir un memorándum?
Partes de un memorándum Entre estas partes se pueden nombrar: lugar, fecha, código, destinatario, asunto, cuerpo del texto, despedida, firma, copia para el remitente y pie de página, si es necesario. Cabe resaltar que los memorándum no contienen un párrafo de cierre.
Lugar: Lugar donde se está redactando el documento.
Fecha: Es la fecha en la que se está redactando el documento.
Código: El código de referencia es una clave numérica o alfanumérica para identificar mejor al documento o para relacionarlo con otros documentos.
Destinatario: Nombre o departamento al que va dirigido el memorándum.
Asunto: Es el tema que se aborda en el documento y la razón de su existencia.
Cuerpo del texto: Aquí se expone de forma concisa el motivo de redacción.
Copia para el remitente: Esta parte le indica al remitente que copia del documento ha sido enviado a los destinatarios.
Firma: Persona que redactó el documento y que asume la responsabilidad del mismo.
Pie de página: Es opcional y se puede utilizar para indicar direcciones, datos de contacto, etc.