Cómo Preparar un Reporte de Visita a una Empresa
Redactar un reporte luego de realizar una visita a una empresa es una tarea común para muchos profesionales. El reporte debe contener toda la información recolectada durante la visita, usando palabras y conceptos que permitan al destinatario comprenderla. A continuación se presentan algunas recomendaciones para escribir un buen reporte.
Preparación
- Organizar bien la visita: Es importante preparar un plan para la visita y asegurarse de cubrir todos los temas necesarios. Esto ahorrará tiempo y esfuerzo durante la escritura del reporte.
- Recolectar información: Durante la visita hay que guardar toda la información usando una computadora portátil o un dispositivo móvil. Tomar notas de lo que se está realizando en cada momento, también puede ser un gran ayudar.
Ejecución
- Redacción del reporte: El reporte es un documento formal, así que hay que usar un lenguaje apropiado y adecuado. Las palabras y términos deben estar correctamente escritos y debe lograrse un equilibrio entre detallismo y brevedad.
- Estructura del reporte: El reporte debe llevar una estructura lógica para facilitar la comprensión. Habitualmente, esta estructura comienza con una introducción que resume el contenido, los objetivos y la información general. Luego se sigue con una descripción detallada seguida por conclusiones o observaciones personales.
Revisión
- Revisar el contenido: Después de completar el reporte, es importante verificar la precisión de los datos y hechos presentados en él.
- Revisar la presentación del reporte: La presentación tiene que ser clara y concisa. Debe evitarse el lenguaje redundante, los preámbulos, las metaforas y los clichés.
Preparar un informe de visita a una empresa es una tarea complicada. Sabiendo cómo organizar y redactar la información, el trabajo se puede simlificar y se obtendrán resultados más satisfactorios.
¿Cómo hacer un informe de visita a una empresa?
Si visitas una empresa, describe a qué se dedica. Menciona qué parte o departamento de la empresa visitaste….Explica qué pasó durante la visita en orden cronológico. ¿Con quién hablaste? ¿Qué te dijo?, ¿Qué viste en el lugar?, ¿Qué sucesos pasaron?, ¿Viste alguna demostración de equipos o técnicas?
Los siguientes son los pasos para preparar un informe de visita a una empresa:
1) Identifica el objetivo y propósito de la visita. Esto ayudará a moldear lo que incluirás en el informe de la visita.
2) Antes de la visita, consulta la documentación de la empresa para tener un mejor entendimiento de su actividad y funcionamiento.
3) Asegúrate de estar al tanto de los sucesos relevantes ocurridos durante la visita. Toma notas, hacer preguntas, toma fotografías, graba audio o video de todo lo que sea relevante para la visita.
4) Describe en detalle la visita. Incluye información sobre la parte o departamento de la empresa visitado, qué sucedió durante la visita, interactuaciones con los miembros del personal, demostraciones vistas, equipos, técnicas, etc.
5) Organiza tus notas para escribir el informe. Incluye la información básica de la empresa, su historia, sus principales productos/servicios y sus responsabilidades y objetivos.
6) Obtén feedback de la gente que visitó la empresa. Pregunta sobre lo que ellos sugieran para mejorar la eficiencia y el desempeño de la empresa.
7) Escribe el informe de la visita. Utiliza un lenguaje profesional y cuenta y explica todo lo relevante que sucedió durante la visita, e incluye los recomendados por los invitados a la visita.
8) Revísa el informe de la visita. Asegúrate de no dejar nada fuera. Corrige errores de ortografía y / o sintaxis.
9) Concluye el informe de la visita. Comenta sobre los hallazgos más importantes, recomendaciones y resultados obtenidos. Asegúrate de que tu informe sea lo suficientemente claro como para que otros lo lean y entiendan.
10) Presenta el informe completo a tu jefe o gerente para su revisión. si es necesario, presentarlo a quienes visitaron la empresa.
¿Cómo redactar un reporte de visita?
Un informe técnico debe ser redactado de manera clara, bien estructurado, conciso y con un contundente con el que el destinatario puede hacerse una idea del contenido sin tener que estudiarlo por completo. La conclusión tiene que decir en pocas palabras (cuantas menos mejor) las respuestas al objetivo del informe. El tema debe estar bien marcado y no debe entrar en detalles innecesarios, como la información que no se solicite. El destinatario debe conocer la fecha en que se redactó el informe y quién lo ha preparado.
Para redactar un informe técnico sobre la visita realizada se deben incluir los siguientes aspectos:
1. Introducción: Explicación breve para ubicar la visita realizada, motivo de la misma, ubicación de la visita, fecha en la que se realizó y su duración.
2. Objetivo: Describir el objetivo de la visita en términos claros y específicos.
3. Resumen: Relato breve de lo que se vio en la visita, los hallazgos más relevantes, titulares e ideas principales.
4. Descripción del proceso: Explicación amplia y detallada del proceso observado.
5. Conclusiones: Recapitulación y síntesis resume las principales convicciones o recomendaciones que se tienen luego de la visita.
6. Anexos: Presentación de información adicional que no necesariamente debe ir en el informe pero que ayuda a comprender mejor la visita realizada.
7. Referencias: Textos, documentos, artículos o cualquier otro elemento que se haya usado como fuente de información para la visita.