Cómo hacer una Minuta de Trabajo – Ejemplo
La minuta de trabajo es un documento que se debe llevar al comienzo de un proyecto para alinearse en sus objetivos y los pasos a seguir. Si se quiere conocer un ejemplo para elaborar una minuta de trabajo, a continuación se presentan los pasos bsiicos para realizarlo:
1. Definir el proposito del proyecto
Es importante tener claro los propósitos del proyecto antes de elaborar la minuta, y normalmente ésta incluirá tanto los objetivos generales como los específicos.
2. Revision de presupuesto y tiempos de trabajo
Es recomendable, antes de elaborar la minuta de trabajo, revisar los diferentes tiempos de trabajo disponibles, así como el presupuesto del proyecto.
3. Documentar las responsabilidades
Una vez definido el proposito y los presupuentos establecidos para el proyecto, se puede documentar quiénes tienen la responsabilidad de llevar a cabo cada una de las actividades involucradas en la minuta de trabajo.
4. Establecer una lista de tareas
En la minuta de trabajo es necesario documentar también las tareas a realizar, detallando una descripción clara de las mismas.
5. Establecer una escala de prioridad
Es recomendable establecer una escala de prioridad estableciendo qué tareas son más importantes para el proyecto y cuáles pueden ser pospuestas.
6. Definir formas de evaluación
Finalmente, la minuta de trabajo debe incluir también formas que permitan evaluar los resultados obtenidos, para saber si el proyecto ha sido exitoso o no.
Al elaborar una minuta de trabajo, es importante que se tome en cuenta los pasos comentados anteriormente para conseguir el objetivo deseado.
¿Cuáles son los pasos para elaborar una minuta?
Como regla general, las minutas de las reuniones incluyen: La fecha, la hora y el lugar de la reunión, El nombre del líder y el secretario de la reunión, Los nombres de los asistentes presentes, incluidos los oradores e invitados, Una descripción general de las minutas y los resultados de la reunión anterior , La lista de temas a ser discutidos, Cualquier documentación relacionada con los temas a ser discutidos, La información o discusión en cada tema, Decisiones o acciones fueron tomadas, Los nombres de las personas responsables de cada acción y la fecha límite para completar la acción, Cualquier próxima reunión, Temas no resueltos para una próxima reunión.
¿Cómo hacer una minuta de trabajo Word?
Microsoft Word – Formato Minuta – YouTube
Para crear una minuta de trabajo en Word, siga los siguientes pasos:
Paso 1: Abra un nuevo documento en Microsoft Word.
Paso 2: En la parte superior del documento establezca un formato para la minuta, incluya un título para la minuta, el nombre de la reunión y la hora y el lugar de la reunión.
Paso 3: Agregue una sección para invitados, en la que se incluyan los nombres de las personas asistentes.
Paso 4: Agregue una sección de agenda, en la que se enumeran los temas a tratar en la reunión.
Paso 5: Agregue una sección de discusiones para cada uno de los temas a tratar. En esta sección, se detallan los puntos principales que fueron discutidos durante la reunión.
Paso 6: Agregue una sección de conclusiones para cada uno de los temas mencionados. Esta sección sirve para resumir los puntos principales que se discutieron sobre el tema.
Paso 7: Agregue una sección de accesorios para cada uno de los temas. Esta sección debería contener materiales de apoyo como documentación y recomendaciones.
Paso 8: Agregue una sección para asignar tareas. Esta sección servirá para asignar tareas concretas a las personas asistentes.
Paso 9: Agregue una sección de fechas de entrega. Esta sección especificará cuales son las fechas de entrega de los trabajos asignados.
Paso 10: Agregue una sección para los temas pendientes. Esta sección enumerará los temas que no se pudieron concluir y que deben ser discutidos en una futura reunión.
Paso 11: Revise la minuta para detectar errores y corregirlos en un segundo momento.
Paso 12: Imprima la minuta y guarde una copia electrónica en su computadora.
¿Cómo hacer una minuta de trabajo en Excel?
Formulación para elaborar la plantilla de minuta Puedes agregar una hoja de Excel que se llame catálogo con los listados. Después selecciona la columnas donde irán la información y en el menú datos elige “validación de datos”–> “lista” y en el campo origen seleccionas la columna donde está el rango que creaste.
Una vez que tengas el catálogo creado entonces agregas otra hoja a excel donde vendrán los campos que llenarán los usuarios de la minuta de trabajo.
En ésta otra hoja, define qué campos irán con los datos de la minuta (Código, Nombre, Cargo, etc). Después tienes que establecer para cada campo la validación de datos:
Selecciona la columna deseada –> en el menú datos elige “validación de datos” –> “lista”
–> y en el campo Origen seleccionas la columna donde está el rango que creaste.
De esta manera se evita el ingreso de datos erróneos.
Por último, modifica las celdas en las sección del Formulario para que se visualice la información ingresada, además de otras opciones que permitan a los usuarios de la minuta de trabajo tener un criticio visual a la hora de llenarla.