Cómo ser un asistente
Si te encantan las tareas de organización y trabajar con personas, entonces una carrera como asistente podría ser la opción perfecta para ti. Los asistentes y sus responsabilidades generalmente varían dependiendo del empleador, pero aquí hay algunas pautas generales para ayudarte a lograr el éxito en tu nuevo trabajo:
Compromiso
Ser un asistente exitoso significa dedicar mucho tiempo, energía y un compromiso firme para el trabajo. Ser un buen asistente significa que eres el portavoz y guardián de la agenda de tu jefe. Esto significa que deberás seguir un horario estricto, trabajar posibles horas extras, y comprometerse a realizar el trabajo lo mejor y más rápido posible.
Organización
Las habilidades organizativas son esenciales para el éxito como asistente. Deberás tener la capacidad de mantener la calma en el caos mientras consigues que todas las tareas se cumplan a tiempo. Puedes desarrollar tus habilidades a través de:
- Mantener agendas y calendarios actualizados.
- Utilizar herramientas de programación para ayudar a mantener tus listas actualizadas.
- Manteniendo un archivo para registrar todos los recursos y datos importantes
- Priorizar tareas importantes y menos urgentes.
- Anticipar los problemas y encontrar soluciones.
Cuanto mejor organizada estés, mayor será tu productividad y podrás realizar mejor tu trabajo.
Redes
Un buen asistente debe ser capaz de profesionalmente hacer contactos con distintos grupo de personas. Esto puede ser con proveedores, clientes, asociaciones, así como mantener una red de contactos con otras personas y departamentos. De esta forma, podrás establecer relaciones y ayudar a las personas a cumplir con sus metas.
Tecnología
Es importante mantenerse actualizado con la tecnología más reciente. En tu trabajo te encontrarás con una variedad de software, aplicaciones y herramientas para organizar la vida laboral del jefe. Esto implica aprender cómo navegar dentro de los sistemas, gestionar las cuentas, centralizar los contactos y conocer cómo aplicar nuevas tecnologías en tu trabajo.
Comunicación
Ser un excelente asistente también implica ser capaz de comunicarse firmemente y brevemente. Debes ser capaz de compartir tus ideas claramente, responder a las necesidades de tu jefe, y tener la capacidad de comunicarte en los momentos de decisión. Además, deberás saber responder a los clientes y otros contactos de la empresa de una manera profesional y amigable, todo el tiempo.
Aunque ser un asistente te presentará muchas desafíos, también será gratificante. Por encima de todo, recuerda que, tu trabajo es la columna vertebral de la organización, y tu trabajo hace la diferencia en la eficiencia de la empresa.
Como Asistente: Guía para el Éxito
El Trabajo de un Asistente
Un asistente es la primera línea de contacto al puesto de trabajo de un líder. Proporcionan soporte en la organización de reuniones, gestionar solicitudes y ofrecer asistencia a todo el personal. En general, un asistente es responsable de la eficiencia de la oficina y la productividad y reúne y administra materiales, carpetas y datos.
Calificaciones Importantes
- Organización: Un asistente debe mantener una agenda ocupada y puede necesitar usar herramientas para hacer un seguimiento de su trabajo. Prácticas de organización como la división de timestamps, copias de seguridad de archivos y etiquetado ayudan a garantizar el trabajo se lleva a cabo a tiempo.
- Comunicación: Los asistentes necesitan ser buenos comunicadores para manejar con eficiencia destinatarios externos y fluir en la interacción laboral. Ellos tienen que determinar cómo abordar con éxito los problemas, escuchar sin prejuicios, discutir soluciones y proporcionar un seguimiento.
- Servicio al cliente: La capacidad de manejar situaciones difíciles interactuando con clientes internos y externos es un rasgo importante para cualquier asistente. En el mejor de los casos, pueden ayudar a los clientes a llegar a ser parte de la solución.
- Herramientas de Oficina: Los asistentes deben saber cómo usar las herramientas de la oficina, como un sistema de calendarización, softwares CRM, y correo electrónico. También se les espera estar al día con tecnologías innovadoras.
Consejos para Asistentes
En términos generales, los asistentes deben tener en cuenta los siguientes consejos:
- Las tareas pequeñas tienen un gran impacto. Desempeñar cada tarea con eficiencia ayudará a establecer el éxito a largo plazo.
- Los asistentes deben saber cuándo escuchar a la gente. Dando a los demás la oportunidad de expresar sus opiniones y pensamientos, contribuyen a una mejor comprensión y comunicación.
- Debe haber un compromiso constante para aprender más. Esto incluye mantenerse al día con las últimas tendencias en su campo de trabajo.
- Sea capaz de lidiar con problemas y gestionar el tiempo de manera eficiente. Esto ayudará a optimizar la eficiencia y productividad.
Resumiendo, los asistentes juegan un papel importante en el equipo de oficina, contribuyendo en gran medida a la eficiencia de la oficina. Si sigues los consejos anteriores, seguramente tendrás éxito como asistente.