¿Cómo se hace una orden de compra?
Las ordenes de compra son una herramienta esencial en el mundo de los negocios. Estos documentos son utilizados para procesar ordenes de compra entre un comprador y vendedor. La orden de compra típicamente indica los requisitos del producto o servicio a adquirir, los precios, los plazos de entrega, así como toda una lista de condiciones para llevarla a cabo.
Qué es Una Orden de Compra
Una orden de compra es un documento formal utilizado por los compradores para solicitar un producto o servicio a un vendedor. Las ordenes de compra incluyen detalles sobre el producto o servicio solicitado, el precio acordado, el método de entrega y la cantidad de bienes o servicios a obtener. Una vez que el vendedor recibe la orden de compra, lo confirma para garantizar que su demanda sea satisfecha adecuadamente.
Procedimiento De Compra
El proceso de orden de compra debe realizarse de acuerdo a determinadas normas y requisitos. El proceso general de compra generalmente se refiere al ciclo de compra-venta, el cual sigue los pasos generales a continuación:
- Solicitud: La necesidad de compra debe ser documentada escrita.
- Análisis: Se realiza un análisis de la compra seleccionando los proveedores adecuados, calificación de ofertas y revisiones estratégicas.
- Compra/emisión: Realizar una orden de compra y enviarla al proveedor seleccionado.
- Seguimiento: Realizar el seguimiento de la pedido para asegurar la entrega de la compra.
- Entrega: Recepcionar la compra y realizar los pagos.
Partes De Una Orden De Compra
Una orden de compra típicamente contiene los siguientes componentes:
- Nombre del comprador: Nombre de la compañía que solicita los productos o servicios.
- Nombre del vendedor: Nombre de la compañía que suministra los productos.
- Descripción del producto/servicio: Detalles sobre el producto o servicio a adquirir.
- Cantidad: Número de productos o servicios a adquirir.
- Precio Unitario: Precio que se pagará por un solo producto o servicio.
- Costo Total: Precio que se pagará por la cantidad total de productos o servicios.
- Fecha De Entrega: Fecha esperada de entrega de los productos o servicios.
- Pago: Requisitos de pago para el producto o servicio.
- Firma: Firma del comprador autorizando la compra.
Efectuar una orden de compra es una parte integral de operar un negocio. Estas ordenes sirven para enlazar a compradores con vendedores, para garantizar una compra exitosa.
¿Cómo se hace una Orden de Compra?
Una Orden de Compra es un documento oficial que se utiliza para completar la transacción de una compra. La Orden de Compra es un compromiso entre la empresa compradora (cliente) y el proveedor. En este documento se identifica el precio, la cantidad y el tiempo de entrega de los bienes o la contratación de los servicios. Es importante la Orden de Compra cual está cerca de la compra en la cual, se agregan los recursos para la compra.
Pasos para hacer una Orden de Compra
- Paso 1: Identificar el producto o servicio que se quiere comprar.
- Paso 2: Seleccionar el proveedor adecuado.
- Paso 3: Verificar el precio y los tiempos de entrega.
- Paso 4: Crear la Orden de Compra.
- Paso 5: Revisar y enviar la Orden de Compra al proveedor.
- Paso 6: Confirmar la Orden de Compra con el proveedor.
En los primeros pasos es esencial que el comprador tenga todas las necesidades para la compra clara. Esto contribuirá a la creación de una Orden de Compra especifica y libre de errores.
Contenido de la Orden de Compra
Un modelo o formato comúnmente usado para las Ordenes de Compra contiene el nombre del comprador, direcciones de los proveedores, la descripción de los productos o servicios, cantidades, precios, descuentos, tiempo de entrega, método de pago, y otros detalles relacionados. Algunas órdenes contienen términos y condiciones adicionales que deben ser aceptadas por el proveedor.
Cada Orden de Compra debe contener las siguientes informaciones principales:
- Fecha: la fecha en la que la orden de compra fue emitida
- Número: un número único para la orden de compra
- Nombres: del comprador y del proveedor
- Descripcion de los artículos: la descripción, cantidad, precio y otros detalles relacionados al producto
- Fecha de entrega: la fecha en que el proveedor hará la entrega del producto
- Método de pago: cómo sera pagada la orden
Luego de que el proveedor recibe y acepta la Orden de Compra, empieza la relación comercial entre el comprador y el proveedor. La Orden de Compra solo debe completarse cuando el comprador y el proveedor estén de acuerdo con lo detallado en la orden.