Cómo Hablar Profesionalmente Por Teléfono
Paso 1: Prepara tu entorno
- Encuentra un lugar tranquilo para que puedas hablar libremente sin ser interrumpido.
- Reduce al mínimo los ruidos provenientes del exterior para ayudar a crear una conversación clara.
- Evita distracciones como leer mensajes de texto, navegar por internet o ver videos mientras conversas.
Paso 2: Compórtate de manera profesional
- Usa un tono de voz que muestre respeto. Establece un tono amable y comienza tu conversación con un saludo educado.
- Utiliza términos profesionales como «por favor» y «gracias» al principio y al final de la llamada.
- Mantén una actitud positiva y recuerda siempre que los demás te escuchan.
- Escucha activamente al otro lado de la línea al transcurso de la llamada.
Paso 3: Deja una buena impresión
- Expresa de forma clara tus ideas con un lenguaje adecuado.
- No pierdas el control de la conversación y evita discusiones conflictivas.
- Repasa una lista de preguntas antes de empezar la llamada para no olvidar nada importante.
- Despídete agradeciendo al otro por su atención y tiempo dedicado.
Al ser consciente de los pasos anteriores, podemos establecer una comunicación clara, eficaz y profesional por medio del teléfono.
¿Cuáles son las 10 claves de la atencion telefónica?
10 Aspectos Claves en la Atención al Cliente Cortesía. Todos los clientes, sin excepción, merecen ser tratados con cortesía pero esta afirmación no siempre se respeta, Profesionalidad, Cooperación, Comunicación, Rapidez y Eficacia, Formación Constante, Capacidad Resolutiva, Cumplir con la palabra dada, Disponibilidad para Escuchar al Cliente, Generar un ambiente Positivo, satisfacción por el trabajo realizado.
¿Cómo hablar educadamente por teléfono?
Con un tono bajo, ya que el teléfono lo acrecienta frente a la conversación en persona, vocalizando, hablando despacio y articulando bien cada palabra. Evitar hacer ruidos que puedan ser percibidos por el interlocutor, por ejemplo masticar, jugar con un bolígrafo o escribir en el teclado. Utilizar vocabulario adecuado para la conversación y no hablar a gritos.
¿Cómo iniciar una conversación con un cliente por teléfono?
Un saludo cordial para iniciar la conversación va a marcar la pauta de cómo se va a desenvolver el diálogo. Saluda a tu cliente de una forma cordial, atenta y con una excelente actitud, pero sé genuino, no exageres. Si quien llama eres tú, procura presentarte e identificarte de un modo profesional. Mostrar una actitud agradable y despejada puede abrir la conversación sobre un tono amistoso, mostrando tu buena disposición para satisfacer todas sus necesidades y ofrecer el mejor servicio posible. Evita meterte en algo de lo que no estés seguro. Si no tienes la información adecuada para contestar sus preguntas, honestamente debes decir que no tienes información adecuada o tienes que buscar la información.
¿Cómo contestar una llamada de manera profesional?
Pasos que debes seguir: Contesta rápido, Coloca el teléfono cerca de tu cara, Mantén un lápiz y un cuaderno cerca del teléfono, Preséntate, Escucha atentamente, Responde con claridad, Dirígete a la persona que llama de manera profesional, Sonríe mientras hablas y finalmente agradece honestamente por la llamada.
Cómo Hablar Profesionalmente Por Teléfono
Hablar profesionalmente por teléfono podría parecer una habilidad fácil de alcanzar; sin embargo, hay algunas técnicas y etiquetas de cortesía que necesita considerar. Asegurarte de hablar con amabilidad y clase puede marcar la diferencia entre una conversación satisfactoria y una undesirable.
1. Presenta tu llamada
Si estás llamando a alguien directamente, comienza con tu nombre y explicar la razón de la llamada. Por ejemplo, puedes comenzar diciendo: «Hola, soy Juan Pérez. Llamo con respecto al programa de educación superior para el que estoy solicitando.» Esto es un buen comienzo para una conversación profesional y abre la puerta para más preguntas.
2. Habla en un tono suave e incluso
Hablar en un tono alto o estridente es desagradable y no es profesional. Asegúrate de eliminar cualquier tono de enojo o ansiedad de tu voz. En cambio, trata de hablar del mismo tono a lo largo de toda la conversación. Al hablar en un tono calmado,harás que el otro lado de la línea se sienta comprensivo y seguro de que corresponde a su necesidad.
3. Escucha con atención
Es importante escuchar con atención cuando la otra persona te habla. Esto significa que debes prestar atención a los detalles específicos y asegurarte de que entiendes lo que está sucediendo. Prestar atención también hace que la conversación sea profesional, ya que el otro lado sentirá que estás realmente interesado en entender el problema y cómo llegar a una solución.
4. Evita usar frases coloquiales
Es importante evitar usar frases coloquiales en una conversación telefónica profesional. Esto incluye frases como: «¿qué te cuentas?» o «¿qué está pasando?!» Estas expresiones no son necesariamente inadecuadas; sin embargo, siempre es mejor utilizar frases un poco más profesionales, como «¿en qué puedo ayudarte?» o «¿cuáles son tus preocupaciones?». Esto ayudará a crear un sentido de profesionalismo y mostrará que respetas a tu interlocutor.
5. Resume tu llamada
Cuando hayas terminado de hablar con tu interlocutor, resúmela brevemente. Esto incluye la razón por la que llamaste, lo que se ha acordado y cualquier información adicional que creas importante. Esto no solo mostrará que realmente estás interesado en la conversación, sino que también ayudará a recordar los detalles a ambas partes si hay alguna pregunta futura.
Conclusion
Hablar profesionalmente por teléfono no es tan difícil como podría parecer. Si sigues estas sencillas técnicas y consideras la etiqueta de cortesía adecuada, estarás en camino de hablar de una manera profesional.
- Presenta tu llamada – Comienza diciendo tu nombre y la razón de la llamada.
- Habla en un tono suave e incluso – Trata de hablar del mismo tono a lo largo de toda la conversación.
- Escucha con atención – Presta atención a los detalles específicos y asegúrate de que entiendes lo que está sucediendo.
- Evita usar frases coloquiales – Utiliza expresiones más profesionales para mostrar que respetas a tu interlocutor.
- Resume tu llamada – Resume brevemente la razón por la que llamaste y lo que se ha acordado.