Cómo Hacer Minutas
Las minutas son documentos escritos con el fin de resume los asuntos discutidos y las conclusiones alcanzadas en una reunión. Son importantes ya que te permiten repetir los puntos claves para harcer seguimiento a los mismos, y evaluar el progreso hacia los objetivos. Por lo tanto, es necesario prepararlas correctamente.
Pasos a seguir
- Prepara la reunión: Reúne los documentos necesarios antes de la reunión para que los puedas usar en consulta durante la misma.
- Determina el propósito de la reunión: Establece la agenda de la reunión, convoca a quienes deben estar presentes, y publica la información en un lugar visible para que los participantes estén al tanto del objetivo de la reunión.
- Designa un redactor o cronista: Nombra a una persona encargada de la redacción de la minuta tomando nota de los principales puntos tratados durante la reunión.
- Asigna responsabilidades: Asegúrate de que los principales puntos discutidos tienen un responsable asignado para su ejecución.
- Revisa los protocolos establecidos: Se vigila el cumplimiento de los protocolos necesarios para el buen desarrollo de la reunión. Estos protocolos deben estar documentados desde antes de la presentación de la minuta.
Una vez finalizada la reunión, el redactor comenzará a redactar la minuta tomando como base los protocolos establecidos. La mejor forma de hacer esto es hacer una descripción completa y clara de los asuntos tratados y las decisiones tomadas. Debe incluir los principales puntos discutidos, el nombre de quien propuso el punto, así como los resultados de los votos y la posición de cada miembro presente. Una vez la minuta esté completa, debe ser firmada por el presidente de la reunión y por el responsable de documentarla.
Finalmente, la minuta debe ser distribuida a todos los miembros presentes para su aprobación.
Cómo hacer Minutas
Las minutas son documentos fundamentales para la misma planificación, comunicación y cumplimiento de los objetivos de un equipo. Una buena minuta incluye la documentación y la asignación de responsabilidades necesarias para que el grupo pueda realizar sus actividades de forma exitosa.
Pasos para crear Minutas
- 1. Establecer objetivos para la reunión. Los objetivos de la reunión deben ser claros y fácilmente comprensibles para que el grupo pueda entender de qué se trata. Esto es esencial para que los miembros del equipo sepan qué temas se abordarán en la reunión y para que tengan tiempo suficiente para prepararse.
- 2. Invitar a los miembros adecuados. Invitar a los miembros adecuados para la reunión es crucial para asegurar que todos los puntos de vista sean escuchados y que todos los asistentes discutan y/o consideren los mismos temas.
- 3. Crear un temario. Crear un programa para la reunión es muy importante para organizar y guiar la reunión. Esto ayudará a la persona que lidera la reunión a enumerar los temas, asignarles un tiempo y mantener la agenda en curso.
- 4. Asignar responsabilidades. Es importante asignar responsabilidades a cada uno de los miembros del equipo para asegurar que todos cumplan su parte y que las cosas se hagan de manera eficiente. Esto también ayuda a establecer una base para la eficacia del equipo.
- 5. Tomar notas de la reunión. Tomar notas de la reunión es importante para documentar los puntos principales discutidos en la reunión, así como para recordar la asignación de responsabilidades y cualquier otro tema relevante para el equipo.
- 6. Resumen y/o acciones. El resumen es la parte final de la minuta y debe documentar los acuerdos alcanzados en la reunión. En este resumen se especifican los pasos a seguir para lograr los objetivos, los miembros responsables y la fecha límite para el cumplimiento de cada paso.
Seguir estos simples pasos ayudará a que las reuniones se lleven a cabo de manera efectiva y productiva, y garantizará que los equipos logren sus objetivos.
La documentación detallada de cada reunión también es una excelente herramienta de seguimiento para asegurar la correcta ejecución de los objetivos.
Cómo hacer minutas
Una minuta es un documento utilizado para sintetizar una reunión. Si bien no es un requisito para todas las reuniones, es una herramienta muy importante para mantener el orden y que todos sean conscientes de lo que se espera después de una reunión. Siguiendo estos sencillos pasos, podrás crear una minuta eficiente que capture todos los momentos importantes de la reunión:
Antes de la reunión
- Preparar el espacio: Elija un lugar adecuado para descansar, preste atención al ambiente y asegúrese de que haya suficiente asientos y comodidad para que todos puedan sentirse cómodos.
- Fijar un orden del día: Asegúrese de que el orden del día se haga con tiempo, de modo que todos los asistentes puedan estar preparados para lo que se está discutiendo.
- Enviar la invitación y la información: Mándeles la información necesaria a todos los asistentes con bastante antelación para que tengan tiempo de leerla y prepararse.
Durante la reunión
- Mantener el orden del día: Haga un seguimiento del orden del día para asegurarse de que todos los temas que se discutirán se traten. Si alguno se sale del tema, recuérdele que hay más tareas para abordar.
- Tomar notas: Revise y evalúe todas las ideas que surgen durante la reunión, líneas de acción y decisiones tomadas. Si hay mucha información para tomar nota, considere grabar la reunión.
- Mantener el registro: Asegúrate de que todos los participantes se hagan responsables de la toma de decisiones y de su implementación. Asigne tareas y plazos con el fin de mantenerlos comprometidos con los resultados.
- Organizar: Después de la reunión, organice todas las notas y los registros en un informe formal.
Después de la reunión
- Redactar el informe: Redacte un informe detallado sobre el registro de la reunión. Si la reunión fue grabada, utilice la grabación como base para redactar el documento.
- Distribuir el informe: Deje que los asistentes lo revisen, anoten cualquier cambio y detalle adicional. Si hay algunas discrepancias o dudas, asegúrese de que sean resueltas antes de su distribución final.
- Distribuir copias: Distribuya copias del informe en todo el equipo. Esto recordará a los miembros el tema de la reunión, las decisiones tomadas y las líneas de acción a seguir.
Siguiendo estos pasos, podrás crear minutas eficientes para que los asistentes sepan exactamente lo que tuvo lugar durante la reunión y se mantengan informados de los próximos pasos.