Cómo redactar políticas y procedimientos
Definición de política y procedimiento
Un procedimiento o política es un conjunto de reglas o recomendaciones para lograr un objetivo. Las políticas y procedimientos generalmente son escritos con el fin de evitar problemas y dar dirección a los empleados y organizaciones.
Pasos para crear políticas y procedimientos
1. Establece el objetivo.
Antes de tratar de escribir las políticas y los procedimientos, es importante establecer el objetivo del mismo. ¿Qué es lo que queremos lograr con esta política? ¿Cuál es el propósito de este procedimiento?
2. Identifique a los participantes.
¿Quién necesita seguir estas políticas y procedimientos? ¿Quién será responsable de aplicarlos? Es importante identificar a las personas, las divisiones o departamentos responsables y los intereses involucrados.
3. Recopila información.
Reúna información sobre la situación y el tema de la política o el procedimiento. Esto incluye leyes y regulaciones relacionadas, documentos internos y externos y cualquier otra información relevante.
4. Redacta las políticas y procedimientos.
Una vez que tenga un cl
¿Cómo elaborar un manual de procedimientos paso a paso?
¿Cómo hacer un manual de procedimientos? Establece los objetivos, Ve de más a menos, Describe los procesos y su alcance, Incluye las normas y políticas, Señala responsabilidades, Redacta el documento siguiendo la estructura , Establece protocolos de seguridad, Prueba antes de imprimir el documento, Describe los cambios y actualizaciones.
¿Cómo organizar un manual de políticas y procedimientos?
Pautas para organizar un manual de políticas y procedimientos de Calidad 1 – La estructura, 2 – Explicar cada uno de los temas de la forma más sencilla posible, 3 – Tenga cuidado con la legibilidad del manual , 4 – Asegúrese de que el contenido sea fácilmente comprensible, 5 – Incluya un sumario en la parte superior, 6 – Utilice gráficos para explicar los procedimientos, 7 – Muestre ejemplos que refuercen las directrices principales, 8 – Utilice una voz consistente, 9 – Remueva la redundancia, 10 – Incorpore información de referencia, 11 – Asegúrese de que sea claro cuando aplican los procedimientos, 12 – Actualice el manual y revise los cambios, 13 – Establezca un procedimiento para aprobar los cambios, 14 – Garantice la seguridad y la confidencialidad.
¿Cómo se debe redactar una política?
Cómo redactar políticas y procedimientos Identifique sus objetivos, Haz una lluvia de ideas sobre tareas y procesos, Determine un formato de política, Escribir políticas y procedimientos, Aclare la logística, Corregir y revisar, Publicar y distribuir .
1. Identifique sus objetivos: Establezca los objetivos por los cuales desea crear una política. Al hacerlo, establezca la función de la política (¿la política establece directrices para el proceso, ayuda a mejorar la seguridad o el desempeño, etc?)
2. Haz una lluvia de ideas sobre tareas y procesos: Identifique las principales tareas y procesos asociados con la política que está intentando crear. Estas tareas y procesos deben de estar explícitamente definidos.
3. Determine un formato de política: Elija un formato para la política. Esto puede srcibirse como una lista, descripción paso a paso o una narrativa más extensa que se ocupe de los temas más importantes.
4. Escribir políticas y procedimientos: Redacte la política y los procedimientos según el formato seleccionado. Asegúrese de ser claro y establecer únicamente lo necesario para lograr el objetivo declarado.
5. Aclare la logística: Establezca fechas límites para la implementación de la política y los procedimientos. Necesitará saber quién implementa la política, cómo se implementará, cómo se monitorea y cómo se administran las excepciones.
6. Corregir y revisar: Revise la política para asegurarse de que sea entendible para cualquier persona leyéndola. Esto incluye asegurarse de que todos los términos y acciones estén claramente definidos y explicados.
7. Publicar y distribuir: Publique la política en un lugar visible para los empleados, como un directorio o intranet. Asegúrese de que todos los empleados reciban y entiendan la política antes de que comience a aplicarse.
¿Cómo se debe hacer un procedimiento?
El diseño adecuado de un Procedimiento consta de varias fases, que podríamos resumir en: Definición y Relevamiento, Redacción, Aprobación, Puesta en Marcha y Ajuste. DEFINICIÓN Y RELEVAMIENTO: Para recabar la información general del procedimiento, se entrevista a los que participan en la ejecución del mismo. Adicionalmente, para verificar su validez y completitud se recolectan documentos y manuales que contengan el conocimiento necesario para su redacción. REDACCIÓN: Se establece la estructura y contenido del nuevo procedimiento. Se desarrollan los temas propios de un procedimiento, como actividades a realizarse, responsables, etc. Empleando la terminología adecuada y representando en gráficos u otro material visivo, si es necesario. APROBACIÓN: Después de pasar a revisión y aprobación el contenido del procedimiento, se autoriza su uso. PUESTA EN MARCHA Y AJUSTE: Se entrega una copia de la versión del procedimiento asumida. Los involucrados en su ejecución conocen las instrucciones y se les capacita para entender todos los pasos que se han discutido y consensuado. Si es necesario, se hacen ajustes al procedimiento para reflejar lo que realmente se hace y no lo que se supone.