Cómo redactar una minuta de trabajo
Una minuta de trabajo es un documento que resume los temas discutidos en una reunión u otro evento. Esta acta contiene los acuerdos a los que se llega en esta reunión, para que los asistentes confirmen o den su aprobación de estas decisiones en un tiempo posterior.
Pasos a seguir para redactar la minuta de trabajo:
- Organizar: antes de la reunión, identifica y crea la agenda con los temas previstos y los asistentes.
- Tomar asistencia: registra las asistencias y toma nota de los ausentes.
- Explicar brevemente la reunión: explica a los participantes sobre el propósito, objetivos y duración de la reunión.
- Exponer los temas: desarrolla cada tema en la agenda conforme al orden programado.
- Eliminar temas innecesarios: luego de la discusión de cada tema, decide si es o no necesario retenerlo en la minuta de trabajo.
- Tomar nota de lo acordado: documenta el resultado discutido en el punto. Registra información relevante como la descripción completa de la tarea, la responsabilidad específica, los requerimientos, los recursos necesarios, la fecha de cumplimiento y en caso de los proyectos, su presupuesto.
- Confirmar el contenido: al término de la reunión, leerá a los participantes la minuta, con el propósito de confirmar los acuerdos expresados.
- Firmarlo: luego de confirmar los acuerdos transcritos, lee el nombre de cada asistentes para que lo firme, siendo esto prueba de la validez del documento.
Redacte la minuta de trabajo con total claridad para que los asistentes entiendan el contenido y los propuestos compromisos de esta reunión, de esta manera se podrá confirmar su acuerdo y compromiso con la tarea asignada.
¿Cómo hacer una minuta de trabajo Word?
Microsoft Word – Formato Minuta – YouTube
1. Abra Microsoft Word e inicie un nuevo documento.
2. Ubique la pestaña «Herramientas de Formato» y seleccione «Estilos».
3. Haga clic en «Más» para desplegar las opciones de estilo y seleccione «Lista con Viñetas».
4. Seleccione la opción «Parte Principal» en la lista de estilos.
5. Escriba la fecha y el lugar para la reunión.
6. Añada la lista de los asistentes a la reunión.
7. Añada los puntos que se deben tratar en la reunión.
8. Formule algunas preguntas para iniciar la discusión.
9. Seleccione el estilo «Subtítulos» para identificar el tema de la reunión.
10. Coloque la información específica de la reunión bajo el título.
11. Revise el documento para asegurarse de que toda la información necesaria esté incluida.
12. Guarde el documento como un archivo de Microsoft Word para que pueda ser impreso, modificado o compartido.
¿Que se escribe en una minuta?
Oficialmente, la minuta es el registro de lo que se hizo, no de lo que se dijo. Por eso no es necesario tomar nota de cada palabra o conversación, salvo que así se exija por tratarse de un debate ríspido o esencial para la toma de decisiones, y en todo caso se debe realizar un resumen muy objetivo del mismo. Por lo tanto, en una minuta podemos encontrar:
•Fecha
•Hora
•Lugar
•Personas presentes
•Personas ausentes
•Orden del día
•Resumen de discussión
•Asuntos resueltos
•Temas pendientes
•Fecha y hora de la siguiente reunión y/o próximas acciones
•Firmas.
¿Quién puede hacer una minuta?
La minuta es elaborada por un abogado y tiene el objetivo de convertirse en escritura pública. También pueden elaborar una minuta profesionales tales como notarios, contadores o agentes inmobiliarios. En algunos casos, también podría ser completada por algún otro profesional autorizado.
¿Cómo hacer una minuta de trabajo en Excel?
Formulación para elaborar la plantilla de minuta Puedes agregar una hoja de Excel que se llame catálogo con los listados. Después selecciona la columnas donde irán la información y en el menú datos elige “validación de datos”–> “lista” y en el campo origen seleccionas la columna donde está el rango que creaste. Luego, en la misma hoja, creas la estructura que quieres que tenga la minuta. Agregas los siguientes campos: Fecha: para la fecha en que se realizó
Partes presentes: listado de quienes asistieron
Orden del día: para los tópicos que se abordaron
Temas tratados: descripción y resultado de los tópicos
Acciones pendientes: si hay algunas pendientes, será aquí donde se registren
Resultados: conclusiones del trabajo realizado
Firmas: las firmas de las personas presentes Para finalizar, en la misma hoja de Excel, coloca un botón para guardar la minuta. Puedes agregar al botón el comando “Grabar en otro archivo” o “Guardar como” para guardar la minuta en un archivo PDF o en otro tipo de formato.