¿Cuáles son los beneficios, las ventajas y los inconvenientes del control de existencias? (Ejemplo)
Si diriges una empresa o estás pensando en crear tu propio negocio, es vital que organices los procesos que lo componen. No sólo debes gestionar tus ingresos, gastos o marketing , sino también tener un control de las existencias que te permita conocimiento pleno de los bienes que posees.
Tener esa gestión es vital para la estabilidad y la rentabilidad de cualquier empresa ¿quieres saber por qué y cómo mantener un buen control de las existencias?
¿Cuáles son los beneficios, las ventajas y los inconvenientes del control de existencias?
¿Qué hace un control de existencias?
Toda empresa debe conocer la cantidad de bienes o productos de que dispone para el desarrollo de su actividad. Pero no se trata sólo de contar, un control de existencias también refleja la fecha de compra de cada producto, el tiempo de permanencia en stock, entre otros .
Disponer de estos datos te permite formular mejores estrategias de venta, priorizar la mercancía más antigua, entre otras tácticas. Las existencias deben ser supervisadas constantemente, a través de un control que te permita tener una visión general de la situación de tu empresa.
¿Cómo hacer un control eficaz de las existencias?
Lo cierto es que existen diferentes métodos para llevar un inventario, como el PEPS o el UEPS , entre otros. La elección entre uno y otro dependerá claramente de la actividad a la que se dedique tu empresa y de sus objetivos.
También tienes que pensar en el tamaño de tu empresa, si es demasiado grande debes asignar esta función a un trabajador e incluso a un departamento especializado.
Si tu empresa aún está empezando y tienes un stock más pequeño y manejable, puedes asignar esta función a quien se encargue de hacer los distintos informes. Puedes hacerlo tú mismo siguiendo estos sencillos consejos:
Define cómo vas a organizar el espacio físico para la colocación de la mercancía. Registra la entrada y salida de productos mediante un formulario de registro, esto te ahorrará tiempo y esfuerzo. Aunque los libros físicos ofrecen ventajas, es mejor mantener tus existencias en una hoja de cálculo.
¿Qué ventajas te ofrece este control?
En primer lugar, la ventaja esencial es saber cuántos bienes tienes . Esto, a su vez, permitirá una gestión eficiente de la producción, que se basa en una evaluación de lo que puede generar más «stock».
Podrás coordinar las diferentes áreas de la empresa; compras, ventas, producción, área financiera y operativa, permitiendo un mejor control sobre esa mercancía retenida.
También podrás tener una gestión de compras eficiente, realizando un análisis de mercado puedes determinar los productos que más debes almacenar . Por último, puedes reducir las pérdidas de la empresa evitando los productos obsoletos, deteriorados o perdidos.
¿Hay algún inconveniente?
Cualquier método de control de existencias que apliques en tu empresa puede tener algunos inconvenientes si no se ejecuta correctamente.
Si tu control indica sólo la cantidad de producción, pero no la calidad de la misma, puedes tener pérdidas por no darte cuenta de este detalle. Esto puede ocurrir especialmente en los lugares de alimentación.
Mantener un stock totalmente automatizado puede crear un distanciamiento sobre tu producto, que no ves ni sientes por ti mismo, sino sólo en la pantalla.
Recomendaciones finales sobre el control de las existencias
Hay diferentes métodos de control de existencias y es esencial que se haga una evaluación para reconocer cuál es el más adecuado para tu empresa.
Recuerda: que siempre debes realizar un recuento físico al menos una vez al año independientemente del método que utilices. Debes supervisar constantemente el lugar de almacenamiento para asegurar los productos, evitando el deterioro que pueda producirse por la humedad o cualquier factor externo.