Cómo consolidar los datos de Excel de varias hojas en una sola – paso a paso
El trabajo nunca ha sido tan fácil. Con cada nueva actualización de los diferentes programas de Microsoft Office, hay una nueva herramienta que hay que aprender a utilizar, y eso, por muy compleja que se presente al principio, una vez que se aprende a usarla, todo es más fácil .
Este es el caso de Excel. No es una hoja de cálculo cualquiera, a través de este programa puedes hacer muchas cosas de forma realmente sencilla. Descubre lo fácil que puede ser descubre los atajos que ofrece.
Consolida los datos en Excel
Esta herramienta que ofrece Microsoft Excel es una forma de combinar datos de celdas que están en diferentes hojas de cálculo de un archivo Excel o en diferentes libros, lo que te permite agruparlos y obtener un resumen de toda la información. Es una herramienta muy útil a nivel contable.
¿Cómo se usa?
Un aspecto importante, antes de entrar de lleno en lo que es la manipulación de esta herramienta, es que Excel, para este tipo de acciones requiere que las tablas que quieres agrupar sean las mismas. Lo único diferente entre ellos deben ser los datos.
- Crea una nueva hoja de cálculo dentro del archivo Excel.
- Ve a la Datos de su gama de opciones .
- Localiza la opción Consolida .
- Aparecerá un cuadro con diferentes listas desplegables.
- En la primera lista, elegirás el concepto con el que quieres trabajar. Suma, porcentaje, recuento, mínimos, máximos, etc. En este caso, elegiremos la opción de la suma.
- La siguiente sección, Referencia , tiene en cuenta la ubicación de los datos que vas a utilizar.
- Ve a la hoja de cálculo y selecciona los datos que vas a tener en cuenta para la agrupación y haz clic en añadir.
- Repite el procedimiento para la otra hoja de cálculo que contiene los datos que quieres añadir.
Procedimiento final
Una vez seguidos estos pasos, ya estarás proporcionando a Excel todos los datos que quieres combinar en la nueva hoja de trabajo (es importante comprobar que ninguno de ellos está duplicado en ninguna de las hojas de trabajo), y los siguientes pasos son los que te ayudarán a materializar su combinación. En este sentido:
- Marca las casillas de: fila superior, columna izquierda y enlace a los datos de origen.
- Cuando hagas clic en aceptar, la nueva hoja de cálculo aparecerá en tu pantalla con los datos que hayas seleccionado.
Mantén las columnas importantes
Teniendo en cuenta la función que se eligió, y que todo el tabla de contenidos también se ha seleccionado, es muy probable que haya muchas filas o columnas que no te interesan. Por lo tanto, debes eliminarlos dejando los que te proporcionen lo que realmente te interesa.
Ver en detalle
Si necesitas ver los datos individualmente , seguramente aparecerán en la barra de líneas unos iconos con el signo más (+) que, al pulsarlos, servirán de lista desplegable y mostrarán todos los datos correspondiente a un mes determinado.
Cada icono representa básicamente un mes. Cuenta el número de iconos para identificar el mes que quieres ver . Para reagruparlo, haz clic en los iconos que aparecerán en la columna de la izquierda de la pantalla y los datos volverán a aparecer de forma sencilla.
No sólo para las sábanas
Excel tiene un gran número de herramientas que te permiten personalización de columnas, tablas dinámicas, listas desplegables, entre otras muchas cosas.
Las combinaciones de datos no sólo funcionan para las hojas de cálculo que están en un solo archivo, también puedes puede combinar datos de diferentes libros .
¡Anímate y pruébalo!
Estas herramientas te permiten hacer tu tarea mucho más sencilla que antes, tú no tendrá más que corregir hoja por hoja cada uno de los valores de cada mes y año.
No pierdas más tiempo y empieza a practicar para manejarlo perfectamente. Disfruta de los resultados positivos que te ofrece este programa y comparte tus aprendizajes con toda tu oficina.
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