Cómo Organizar Papeles
Organizar papeles es uno de los trabajos de hogar más tediosos, pero resulta fundamental para mantener un ambiente ordenado y prolijo. Es un trabajo que se puede hacer una vez al año para mantener todo bajo control. Aquí hay algunas sugerencias para usted:
Divide los Documentos por Tema
Parte de organizar los papeles es mantenerlos separados. Puede tener carpetas rotuladas con los temas específicos para ayudarlo a clasificar los documentos importantes. Algunos temas posibles son:
- Cuentas bancarias
- Facturas
- Impuestos
- Seguros
- Propiedades
Organízalos por Fecha
También es importante organizar los documentos por fecha; esto significa que todos los documentos relacionados a un tema en particular deben estar ordenados cronológicamente. Esto le será de gran ayuda al momento de estar buscando algo en particular.
Planifique lo que Hace
Antes de comenzar el trabajo de organizar los papeles, es importante fijar un horario para trabajar. Esto significa que usted debe asignar a cada tema un bloque de tiempo determinado. Dedicar un día a la semana para organizar los papeles le ahorrará tiempo y le permitirá estar al tanto del tema.
Otro Consejo
Otra sugerencia importante es que mantenga los documentos más importantes en un lugar seguro. Esto significa un lugar donde nadie más pueda llegar a ellos como un cajón cerrado a llave o una caja fuerte. Esto le evitará dolores de cabeza en caso de pérdida de documentos.
Organizar los papeles con frecuencia ayuda a ahorrar tiempo y mantener todo bajo control. Así que comience a realizar el trabajo y experimente la sensación de mantener su lugar ordenado.
¿Cómo guardar los papeles?
Preferentemente, el ambiente debe permanecer en los 18-20 oC y 40-50% humedad relativa. En lugares donde no podemos garantizar estas condiciones, es importante buscar ambientes secos, lejos del sol directo y donde no haya cambios bruscos de temperatura.
Las dependencias encargadas de guardar los documentos deberían contar con regular mantenimiento para evitar la humedad. Si se pueden, los documentos deben sumergirse en un ambiente direco y libre de polvo. Si se guardan en un buen contenedor hermético a prueba de humedad, no se presentaran deterioros. Se debe tener cuidado de que los niveles de humedad no excedan el 50%.
Se deben evitar los papeles con excesivo brillo, pues no resisten bien la humedad. Es importante ademas, regularmente revisar los documentos para verificar que no presenten ningun tipo de daño o desgaste, y para identificar los documentos que esten más dañados y requieran atención profesional.
¿Cuál es la forma de organizar la documentos?
Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera: – Ordenación cronológica: por fecha de inicio. – Ordenación numérica: por número de expediente. – Ordenación alfabética. – Ordenación por materia: de forma que los documentos se clasifiquen en secciones de acuerdo a su contenido. – Ordenación por tema: los documentos se agrupan en secciones según los temas que abarcan.
¿Cómo ordenar los papeles de la oficina?
5 consejos para organizar la papelería de tu oficina Utiliza archivadores de palanca, No olvides las bandejas de sobremesa, Clasifica los documentos, Guarda los documentos de poco uso, Crea un tablero original con los documentos más relevantes.
Cómo organizar papeles
Es importante mantener nuestros papeles organizados para tener a mano cualquier información que necesitemos en un momento determinado sin necesidad de perdernos. A continuación, se presentan algunos consejos para mantener manageable este proceso:
Separar los documentos por categorías
- Documentos laborales: aquí se guardan los documentos relacionados con el trabajo como los contratos, cartas de presentación, facturas y documentos financieros.
- Documentos personales: aquí se guardarán los documentos relacionados con la identidad de una persona: el documento nacional de identidad, el pasaporte, el título profesional o el certificado de nacimiento.
- Documentos legales: aquí se guardarán aquellos documentos relacionados con cuestiones de previsión socila y fiscal como el certificado de matrimonio.
- Documentos de gestión: aquí se recogen todos los documentos relacionados con la gestión de una empresa, desde los informes hasta los recibos.
Usar un sistema de clasificación
Es importante que los documentos estén clasificados por temas o por categorías para una mayor agilidad. El primer paso sería etiquetar cada documento de acuerdo con el tema del que trata. Esto permitirá encontrar el documento que se necesita de forma mucho más rápida.
Además, los documentos también se pueden organizar y clasificar en carpetas y archivadores de forma que sea fácil de encontrar la información deseada.
Guardar los documentos digitalmente
La tecnología nos permite guardar documentos importantes como copias digitales para tener un respaldo adicional. Esto también puede usarse como una forma de ahorrar espacio en casa. Para realizar esta acción, se recomienda crear una carpeta específica en la computadora para guardar los documentos digitalmente.
Al mismo tiempo, se recomienda realizar copias de seguridad periódicas para prevenir pérdidas de datos o problemas con los equipos.
¡Organizar los papeles es esencial!
Organizar bien los documentos y papeles que se tienen en casa es esencial para mantener el orden y no perder el control. Con los consejos presentados, es posible mantener una buena organización de los papeles en nuestras vidas.