Organizar Un Archivo De Oficina De Manera Eficaz
Organizar un archivo de oficina es una parte esencial y clave para mantener un funcionamiento eficiente y ordenado dentro del espacio de trabajo. Por suerte existen algunas sugerencias y pasos que pueden ayudarte a organizar tu archivo de forma eficaz y sin estrés.
1. Establece Un Sistema De Clasificación
Empieza clasificando los documentos dependiendo el tema o la época en la que fueron creados. Esto te permitirá mantener organizado tus documentos, así como acceder a ellos de forma rápida cuando sea necesario. Ejemplo:
- Facturas -2017, 2018, 2019
- Informes -Administrador, Cliente
- Contratos -Empleado, Proveedor
2. Llena El Archivo Correctamente
Siempre debes de asegurarte de tener un archivo lo suficientemente grande para guardar toda la documentación, evitando usar archivadores muy pequeños o inadecuados. Haz un seguimiento de la documentación nueva agregada a la oficina y asegúrate de que el archivo siempre este organizado y actualizado.
3. Usa Carpetas Para Categorizar
Las carpetas son una excelente forma de conservar documentos y también aportan organización al archivo. En la parte exterior de cada carpeta puedes establecer etiquetas y así mantener el orden y la ubicación de tus documentos.
4. Utilizar Software Y Aplicaciones Para Completas Un Control Total
Para obtener un mayor control sobre el archivo, puedes usar algunas aplicaciones e incluso software para ayudar a administrar tu archivo. Esto te permitirá realizar búsquedas más rápidas que te ahorrará una gran cantidad de tiempo.
5. Tener Una Rutina Para La Organización
Mantener una base de archivo bien organizada requerirá ayuda regularmente. Definir una rutina diaria para llenar los archivos puede ahorrarte mucho tiempo en el futuro, manteniendo tu oficina ordenada, limpia y libre de estrés.
¿Cuáles son los 5 pasos para archivar?
Es por ello que para poder llevar a cabo una correcta gestión documental y de archivo, sigas los siguientes pasos: Planeación:, Producción:, Gestión y trámite:, Organización:, Transferencia:, Disposición de documentos:, Preservación a largo plazo:, Valoración: y Comunicación y difusión.
¿Cuál es la forma correcta de archivar documentos?
Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. Para documentos electrónicos se recomienda archivarlos en una carpeta para su mejor conservación y uso. Es importante crear una lista o índice para facilitar la ubicación de los documentos en el archivo.
¿Cómo ordenar los archivos de una oficina?
Organiza los archivos alfabéticamente y por colores, es decir, elige un color para cada categoría y así podrás tener una carpeta para cada una de ellas, pero además, organiza las mismas y las subcategorías alfabéticamente, es importante y más fácil si tienes dos factores o indicadores a la hora de buscar un documento …
Por ejemplo:
1. Organiza los archivos por el lenguaje de archivo que se usa. Si todos los archivos usan el mismo lenguaje, puedes nombrar la carpeta por el lenguaje y separar las carpetas por el uso o función.
2. Luego, crea subcarpetas dentro de cada una para cada tipo de archivo. Así, todos los documentos de Excel pueden estar en la carpeta «Excel», los archivos de Word en la carpeta «Word», etc.
3. Finalmente, dentro de cada carpeta, organiza los archivos alfabéticamente. Esto significa que todos los archivos primero se ordenan por la primera letra del archivo y luego por la segunda letra, y así sucesivamente. Esto hace que sea más fácil encontrar un archivo sin necesidad de navegar por muchas carpetas.
Cómo organizar un archivo de oficina de manera eficaz
Organizar un archivo de oficina puede ser una tarea complicada y abrumadora. Esto es especialmente cierto si no se proporcionan estrategias o instrucciones adecuadas. A continuación, se presentan algunos consejos útiles sobre cómo organizar un archivo de oficina de manera eficaz.
Separar los archivos por tema
Es importante dividir los archivos en categorías específicas para mantener el orden. Puedes:
- Categorizar los documentos por produto ó proyecto.
- Clasificar los documentos de acuerdo a quién los creó o manipuló.
- Agrupar los documentos según el tema tratado.
Crear reglas y estrategias de archivado
Ahora que los archivos están separados por temas, es necesario crear normas para encontrar y crear directores y subdirectorios. Algunos consejos útiles para los archivos incluyen:
- Evitar nombres de directorios muy extensos.
- Evitar nombres de directorios ambiguos.
- Agregar «elementos de referencia a los documentos (por ejemplo, códigos, números de orden, etc.) para facilitar su búsqueda.
- Usar carpetas dentro de carpetas para agrupar documentos similares.
Mantener los archivos de manera eficiente
Además de organizar los archivos de oficina de manera eficaz, es importante mantenerlos limpios. Esto implica quitar los archivos obsoletos o duplicados, deshacerse del material que ya no se usa y mantener actualizados los documentos.
Algunas cosas que puede hacer para mantener los archivos limpios incluyen:
- Eliminar documentos obsoletos y revisar los documentos periódicamente.
- Verificar documentos consecutivos para evitar duplicados.
- Compactar archivos grandes para reducir el tamaño.
- Eliminar archivos temporales para ahorrar espacio.
Almacenar y respaldar los archivos de forma segura
Es importante guardar y almacenar todos los archivos en un lugar seguro. Los documentos se pueden almacenar en dispositivos externos, como una unidad USB o disco duro, o respaldar en la nube mediante un sistema de almacenamiento seguro.
Además, considere hacer copias de seguridad de los archivos cada cierto tiempo para garantizar que ningún archivo se pierda. Esto es muy importante, ya que los documentos perdidos pueden provocar problemas importantes.
Organizar un archivo de oficina no es un proceso fácil, pero con estos consejos y estrategias útiles, puede lograr resultados eficientes en un corto período de tiempo.