Cómo Redactar una Minuta de Trabajo
Una minuta de trabajo es un registro de una reunión en la que los miembros han discutido y llegado a conclusiones acerca de un tema, meta o proyecto en particular. La minuta de trabajo describe por escrito lo que se discutido durante la reunión y se usa para recordar los asuntos abordados y dar forma a las conclusiones. Redactar una minuta de trabajo debe incluir los siguientes elementos:
Objetivos de la Reunión
Describe el objetivo de la reunión, el propósito y los resultados esperados.
Lista de Participantes
Incluye los nombres, puestos y/o departamentos de los participantes en la reunión.
Discusión
Describe factores importantes, problemas o ideas que afloraron durante la reunión. Incluye puntos de vista de diferentes grupos de participantes.
Conclusiones y Acciones
Incluye cualquier acuerdo alcanzado durante la reunión y menciona los puntos a seguir.
Asignación de Tareas
Aquí se deben asignar responsabilidades sobre las acciones previamente acordadas con un plazo de entrega específico a cada uno de los responsables.
La minuta de trabajo debe incluir también la fecha, hora y lugar de la reunión y siempre debe ser firmada por los participantes como señal de acuerdo. Esta firma también sirve para referir a las declaraciones incluidas en la minuta de trabajo.
Ejemplo de Minuta de Reunión
- Lugar: Sala de Juntas de la Compañía Nemoso.
- Fecha: 17 de mayo 2019.
- Hora de Inicio: 16:00.
- Hora de Finalización: 18:00.
Objetivo de la Reunión
Discutir los protocolos de entrada y salida del personal para la compañía Nemoso.
Participantes
- John Smith, Gerente de Recursos Humanos
- Robert Williams, Gerente de Seguridad
- Christopher Brown, Gerente de Ventas.
Discusión
Los miembros discutieron acerca de los estándares para controlar el ingreso y egreso de los trabajadores. Se discutió acerca del uso de tarjetas de acceso, visitantes y cómo frenar la entrada de intrusos.
Conclusiones y Acciones
Han acordado que todo el personal deberá obtener una tarjeta de identificación con su fotografía. En el caso de visitantes, se desarrollará un registro en el que se anotará la duración de su visita y la persona con quien se reunió.
Asignación de Tareas
- John Smith deberá desarrollar los requisitos de los nuevos trabajadores para obtener su tarjeta de identificación. Plazo de entrega: 1 de junio.
- Robert Williams deberá investigar tecnologías para el uso de tarjetas de acceso. Plazo de entrega: 2 de junio.
- Christopher Brown deberá proponer un sistema para el registro de visitantes. Plazo de entrega: 5 de junio.
Firmas
John Smith ………………………………..
Robert Williams ………………………………
Christopher Brown ………………………………
¿Quién puede hacer una minuta?
La minuta es elaborada por un abogado y tiene el objetivo de convertirse en escritura pública. Esta minuta, que contiene cláusulas y disposiciones contractuales, debe ser firmada y validada tanto por el contratante como por el contratista. Además, se firma un documento anexo, el cual establece los términos que ambas partes han acordado.
¿Cómo hacer una minuta de trabajo Word?
Microsoft Word – Formato Minuta – YouTube
1. Vaya al menú Archivo y seleccione Nuevo para abrir la ventana Nuevo Documento.
2. En la categoría Plantillas, seleccione Obtener Plantillas de Internet para buscar una minuta de trabajo en Microsoft Office.
3. Elija un diseño de minuta de trabajo que se adapte a sus necesidades y presione Crear.
4. Complete la minuta con el nombre del proyecto, los nombres de los participantes, los asuntos a discutir y proporcione fecha y hora para la reunión.
5. Guarde el documento en la ubicación de su elección y compártalo con sus compañeros de equipo.
¿Qué es una minuta sobre un tema?
Una minuta puede ser, en general, los apuntes que se tienen sobre algo para tenerlo presente. Con minuta también podemos hacer referencia al documento que emiten abogados, procuradores, notarios y otros profesionales donde se especifican los honorarios que cobran por sus servicios. En el ámbito empresarial, el término minuta se utiliza como sinónimo de acta y hace referencia a un documento detallado referido a una reunión en la que se recogen los acuerdos, temas tratados, conclusiones y propuestas formuladas. Una minuta sobre un tema es un breve resumen de todos los acuerdos y conversaciones realizadas sobre el tema en cuestión. Además de eso, también puede incluir observaciones, consejos, planes de acción y otros factores importantes que resultaron de la reunión. Las minutas sobre los temas son útiles porque proporcionan una línea cronológica clara de los acuerdos y compromisos que resultaron de la reunión o debate.