¿Cómo hacer una minuta de reunión?
Escribir una minuta de reunión es una de las partes más importantes de una reunión exitosa. Puede ayudar a mantener la reunión en el tema y garantizar que todos los participantes conozcan los resultados de la reunión. Una minuta de reunión bien detallada y precisa también puede ayudarte a compartir información importante después de la reunión. Así que aquí hay algunos consejos sobre cómo hacer una minuta de reunión correctamente.
Pasos Para Preparar Una Minuta De Reunión
- Mantén tus notas cortas. Piden a los asistentes que escriban cuando presentan algo y mantengan sus notas breves.
- Toma la información en orden. Debes tomar nota de los temas principales, decisiones y conclusiones en el orden en que se mencionan durante la reunión.
- Incluye detalles importantes. Asegúrate de incluir todas las preguntas importantes y respuestas así como cualquier otra información relevante para la reunión.
- Presenta la información de manera clara y concisa. Usa un lenguaje claro y evita el lenguaje confuso. Al mismo tiempo, trata de seguir el tema y mantenerlo simple.
- Verifica tu escritura. Es importante que comprobes tu ortografía y uso del lenguaje para que no haya ningún tipo de equivocación aquí.
Ejemplo de Minuta de Reunión
Fecha de la reunión: 05/06/2020
Lugar: Salón de juntas
Asistentes: Rob, Pat, Jen
Tema de la reunión: Discusión sobre cambios en el plan de marketing
Orden del día:
- Introducción y discusión de objetivos de marketing.
- Solicitud de recomendaciones.
- Discusión sobre plazos
- Conclusiones y tareas.
Resultados:
- Rob presentó un nuevo plan de marketing que incluía una nueva estrategia de publicidad para alcanzar nuestros objetivos.
- Jen y Pat propusieron algunos cambios y sugerencias para mejorar el plan.
- Se acordó que Rob llevaría a cabo una revisión completa del plan y presentaría los resultados en la próxima reunión.
- Jen seguirá el desarrollo de la relación con la prensa y Pat se asegurará de que se cumplan los plazos.
¿Que se escribe en una minuta?
Oficialmente, la minuta es el registro de lo que se hizo, no de lo que se dijo. Por eso no es necesario tomar nota de cada palabra o conversación, salvo que así se exija por tratarse de un debate ríspido o esencial para la toma de decisiones, y en todo caso se debe realizar un resumen muy objetivo del mismo.
Las minutas intercambiadas en una reunión deben contener:
• La identificación del asunto tratado.
• Los objetivos establecidos para la reunión.
• Una descripción de quién asistió a la reunión y su representación.
• El orden del día seguido.
• Todas las conclusiones y decisiones importantes acordadas.
• El calendario para la realización de acciones específicas y su responsabilidad.
• Una lista de documentación relacionada a la reunión.
• Un resumen de la reunión.
• Lugar, fecha y hora de la reunión.
• Nombre del proponente.
¿Quién puede hacer una minuta?
La minuta es elaborada por un abogado y tiene el objetivo de convertirse en escritura pública. Para elaborar una minuta, se requiere de la experiencia de un abogado con experiencia en la materia. Esto incluye el conocimiento de los procedimientos legales y la reglamentación correspondiente, así como habilidades técnicas en la redacción de documentos legales de naturaleza contractual.
¿Cuándo se hace una minuta?
h) Minuta: Es el documento formal que se elabora de cada sesión a partir de la grabación de la misma, la cual contiene de manera resumida el desarrollo de los puntos del orden del día, así como las intervenciones de los integrantes de las comisiones relacionadas con los asuntos tratados durante la sesión. La minuta debe contener la fecha y la hora en que se realizó la sesión, una lista de los temas tratados, una descripción clara de la decisión adoptada y de las acciones encomendadas. Las minutas generalmente se hacen inmediatamente después de una sesión para reflejar los acuerdos adoptados.
¿Cómo se hace la minuta de una reunion?
Como regla general, las minutas de las reuniones incluyen: La fecha, la hora y el lugar de la reunión, El nombre del líder y el secretario de la reunión, Los nombres de los asistentes presentes, incluidos los oradores e invitados, Una descripción general de las minutas y los resultados de la reunión anterior , Un índice con los temas discutidos, Un resumen conclusiones y/o acciones, La fecha y el lugar de la próxima reunión. Además, la minuta debe presentar los debates, conclusiones y acuerdos de la reunión de una manera clara y concisa.